WMS: назначение, функции, как выбрать систему для управления складом
Сегодня многие средние и крупные компании используют или запускают WMS (Warehouse Management System). Они способны значительно облегчить работу сотрудников склада и тех, кто им управляет. При этом для того, чтобы система помогла улучшить показатели бизнеса, нужно правильно ее подобрать и интегрировать с другими.
Какие задачи способны взять на себя современные WMS? Как выбрать систему, подходящую именно вашему бизнесу? Как обезопасить себя от рисков, которые могут возникнуть при использовании WMS?
Иван Смирнов
эксперт-консультант
Что такое WMS и зачем она нужна
Автоматизированные системы управления складом (СУС) — информационные системы, предназначенные для управления процессами и ресурсами склада (одного или нескольких), включая планирование, распределение и контроль исполнения складских операций, по правилам и алгоритмам, установленным в стандартном функционале конкретной системы либо дополнительно разработанным при ее внедрении и эксплуатации.
Цель WMS — облегчить управление складскими процессами за счет их автоматизации. Система не берет задачи, связанные с принятием решений, на себя, а только помогает в этом человеку.
Чем WMS отличается от ERP
Warehouse Management System и Enterprise Resource Planning решают разные задачи бизнеса. Первая в большинстве случаев является подчиненной системой — она выполняет операции, которые предписывает старшая система, например, ERP или OMS.
ERP автоматизирует планирование деятельности предприятия, ведение оперативного и управленческого учета и обеспечивает поддержку принятия решений. В ERP хранится информация об остатках товаров и их стоимости, но там не отражаются отдельные складские операции. Склад для ERP — виртуальная бизнес-единица.
WMS предполагает автоматизацию складских процессов: приемки, переупаковки, хранения, отбора, погрузки, инвентаризации и др. В отличие от ERP, здесь в режиме реального времени планируются, организуются, выполняются, контролируются и фиксируются все операции с материальными остатками. Горизонт планирования составляет 1-3 дня — склад не нуждается в прогнозировании своей работы на более длительный срок. Механизмы архивации в WMS необходимы для того, чтобы освобождать шаблоны от неактуальных данных.
ERP работает на более высоком уровне — ее пользователям достаточно обладать информацией об общем количестве доступных к отгрузке запасов товаров в разрезе партий, серий, сроков годности, качества без детализации до уровня конкретных грузовых единиц (коробок, паллет и т.п.) и мест хранения. Посредством ERP можно просчитать стратегию деятельности предприятия на несколько недель или месяцев.
В ERP архивируемые данные выступают источником информации о том, какие управленческие решения и когда принимались в компании.
ERP обычно дает возможность откатить выполненную операцию (транзакцию) и вернуть данные в исходное состояние. В WMS можно отменить лишь ограниченный набор действий, а для отката большинства операций нужно совершить еще одну.
Если в компании не установлена ERP, то, скорее всего, ей не нужно внедрять WMS. Она оперирует данными, полученными из ERP и, если бизнес ее не подключил, не сможет ниоткуда взять необходимую для работы информацию.
Задать вопрос эксперту
Кому подходит WMS
Нередко компании, принимая решение о внедрении WMS, опираются на площадь складского комплекса или число наименований товаров. Это ошибочный подход. Если на складе хранится всего 20 наименований товаров, но производится учет партий, серий, сроков годности и с каждой единицей запаса товаров нужно предпринять большое количество операций, тогда решение внедрять целесообразно. И наоборот: при 1000 наименований товаров на складе могут быть настолько простые и стандартные операции, что WMS там окажется не нужна.
Показатель, который может служить более надежным ориентиром, — количество сотрудников склада. Если их больше 100, система способна значительно облегчить управление персоналом. Тем не менее лучше брать во внимание не один, а комплекс показателей.
Чтобы это сделать, следует воспользоваться формулой расчета оценки потребности. В случае каждого склада она будет отличаться, поэтому ее нужно составить самостоятельно.
При расчете нужно учесть следующие показатели:
- количество адресов хранения;
- количество артикулов;
- наличие учета сроков годности;
- наличие партионного учета и учета серийных номеров;
- количество операций, которые происходят с товаром с момента приемки на складе до отгрузки;
- количество людей, задействованных в выполнении операций
- количество техники и оборудования на складе.
Так вы получите коэффициент сложности складских процессов. Если он больше 1, значит, внедрение целесообразно и при грамотном подходе к автоматизации процессов показатели склада, скорее всего, улучшатся. Если результат меньше 1, экономический эффект будет отрицательным.
Функционал WMS
Современные WMS обладают набором функций, которые помогают управлять процессами в следующих областях:
1
Планирование — система планирует работу склада и просчитывает необходимость в персонале, площадях и технике на сутки, а при внедрении YMS на 2-3 дня. Благодаря тому, что YMS способна отслеживать местонахождение машин и рассчитывать, когда и в каком количестве они приедут на погрузку или разгрузку в последующие 2-3 дня, склад может прогнозировать, какие ресурсы понадобятся для выполнения этих операций.
1
Организация складских процессов — WMS отправляет задания на радио-терминалы, терминалы голосового отбора, AR-очки, для роботов и конвейеров, и печатает задания на бумаге.
1
Руководство процессами — система предполагает инструменты, с помощью которых человек может управлять процессами интерактивно и в режиме реального времени. К таким инструментам относятся ТСД, голосовое общение, средства коммуникации с роботами, планшеты с дашбордами, на которых сотрудник может остановить или запустить какие-либо операции.
1
Контроль — WMS помогает следить за работой сотрудников, предоставляя показатели по всем операциям.
Благодаря автоматизации процессов в этих областях Warehouse Management System позволяет решать следующие задачи:
1
Снижение зависимости от персонала. Система помогает сократить соотношение производительного и непроизводительного труда, повысить долю рабочего времени, которое сотрудники расходуют эффективно, и не допустить падения выработки персонала ниже норматива.
WMS высшего класса также обеспечивают гибкое нормирование труда, меняя целевые показатели выработки в зависимости от того, какой товар и как надо отобрать (в упаковке или поштучно), удобства упаковки, длины пути с грузом и его тяжести, индивидуальных особенностей сотрудника. На основе этих вводных рассчитывается норматив и задания для комплектовщика комбинируются таким образом, чтобы, с одной стороны, он как можно дольше не терял продуктивность, а с другой, выполнял актуальные для склада задачи.
Еще система обеспечивает непрерывность выполнения заданий сотрудниками — например, подбирает работнику, идущему из точки A в точку B, задачу, которую ему удобно будет сделать по пути.
Кроме того, в передовые решения для управления складом встроена функциональность, которая помогает стимулировать мотивацию персонала и за рамками норматива. Это механики геймификации труда, позволяющие получать денежные бонусы за выполнение операций, не предусмотренных целевыми показателями.
1
Снижение бумажного документооборота. Система позволяет вести электронный документооборот и снижать потребность в бумаге.
1
Повышение точности информации. Оно достигается за счет фиксации всех складских операций и проверок действий пользователей.
1
Оптимизация использования ресурсов. Планирование работы склада и прозрачность операций и показателей позволяют рационально распоряжаться персоналом, техникой и площадями хранения.
1
Повышение производительности, эффективности и качества процессов. WMS помогает достичь этих целей за счет предиктивного принятия решений и предоставления данных о показателях — это позволяет выработать лучшую стратегию для оптимизации.
Как устроена система управления складом
Архитектура СУС, как правило, предполагает три уровня:
- интерфейсы для взаимодействия с внешней средой — пользователями, роботами, оборудованием, другим программным обеспечением. Этот уровень обеспечивает просмотр данных, ввод и изменение показателей, выдачу заданий;
- бизнес-логика — представляет собой программы для обработки запросов от клиентов, которые осуществляют принятие решений, и является ядром СУС. Часто уровень бизнес-логики построен по принципу SOA (service-oriented architecture) — за автоматизацию каждого процесса на складе отвечает отдельный сервис;
- реляционные базы данных — серверы, где хранится информация, необходимая для работы программного обеспечения. Иногда базы данных разделены на несколько составляющих: на базу с настройками, в которой отражены параметры бизнес-логики, базу с мастер-данными (топология запасов, наименования товаров), базу с операционными данными, базу с журналами и др.
Оборудование для системы
Для работы WMS необходимо следующее оборудование:
- Серверы — они хранят информацию для работы WMS;
- Сканеры штриховых кодов — с их помощью сотрудники считывают штриховые коды на товаре. Сканеры бывают:
- проводные (подсоединяются проводом к ПК) и беспроводные (работают с помощью радиосигнала, Bluetooth или Wi-Fi);
- стационарные (товар нужно подносить к считывающему окну) и ручные (нужно поднести к товару, чтобы отсканировать штриховой код).
- Принтер штриховых кодов — устройства для печати штриховых кодов;
- Точки доступа беспроводной сети — нужны для коммуникации сотрудников;
- Терминал сбора данных — посредством ТСД происходит считывание штриховых кодов с единицы продукции, упаковки или тары. ТСД бывают ручные и вмонтированные в технику;
- ПК (стационарные рабочие места), планшеты и смартфоны.
Типы систем управления складами
Существует несколько классификаций СУС. Рассмотрим основные из них.
1
По гибкости изменения настроек:
а) программируемые — разрабатываются под потребности конкретного склада, программируются на этапе создания и после этого не предусматривают каких-либо изменений в бизнес-логике. Чтобы их внести, нужно переписать код. Подобные СУС могут использоваться на складах со стандартизованными процессами, которые не перестраиваются долгое время.
б) экспертные — настройки и бизнес-логика задаются на основании экспертных сведений (правил, условий, ограничений и пр.) исходя из запросов бизнеса на этапе внедрения. В такие WMS можно внести изменения, но для этого нужно привлекать специалиста.
в) интеллектуальные — обладают средствами анализа и самостоятельной оценки потребности в изменениях бизнес-правил. Такие СУС способны самостоятельно настраиваться в соответствии с особенностями складских процессов и выбирать стратегию действий, наиболее подходящую в той или иной ситуации, исключая человеческий фактор в работе с бизнес-логикой. В подобные решения может быть встроен искусственный интеллект, который применяется для управления ресурсами: техникой, местами хранения, персоналом. Подобных продуктов пока нет на рынке, но они разрабатываются.
1
По необходимости адаптировать функциональность к потребностям компании:
а) конфигурируемые — не требуют доработки. Такие решения нужно лишь настроить в соответствии со спецификой складских и бизнес-процессов компании;
б) адаптируемые — эффективное функционирование системы возможно только с доработками;
в) заказные — проектируются и разрабатываются для конкретного бизнеса.
1
По степени самостоятельности:
а) Integrated — являются частью экосистемы ИТ-продуктов.
б) Standalone — не входят в экосистему ИТ-продуктов.
1
По набору функциональности (классификация Gartner):
Первый уровень — предполагает минимальные возможности для отслеживания запасов товаров и позволяет управлять простейшими операциями. Сегодня СУС этого уровня не внедряют.
Второй уровень — включает функциональность для адресного хранения и управления основными операциями. Такие решения сейчас также не пользуются спросом.
Третий уровень предусматривает:
- Интеллектуальное и автоматическое управление заданиями;
- Высокую гибкость и широкую функциональность;
- Адаптацию к складским процессам с помощью правил и сценариев без программирования.
Четвертый уровень предполагает:
- Автоматизацию управления процессами;
- Поддержку принятия решений;
- Управление трудовыми ресурсами (Labour Management System) и двором (Yard Management System);
- Оптимизацию размещения (слоттинг);
- Traceability — отслеживание пути товара с момента его производства до отправки потребителю.
- Прозрачность операций.
Пятый уровень предусматривает:
- Широкую интеграцию с системами автоматической обработки материалов WCS (Warehouse Control System) и WES (Warehouse Execution System);
- Смещение внимания от управления персоналом к управлению техникой. Пятый уровень предполагает переход от работы с мотивацией сотрудников (возможности для этого предусматривает четвертый уровень) к внедрению роботов, AR и других технологий, которые способны поднять логистику на новый уровень эффективности. Это последний шаг в оптимизации склада, который можно совершить после налаживания эффективного управления персоналом;
- Включение функций WCS и WES в функциональность WMS.
WMS для склада: как выбрать?
Современные системы управления складом могут значительно отличаться по функциональности, стоимости, сложности интеграции и другим характеристикам. Поэтому, чтобы подобрать решение, максимально подходящее вашему бизнесу, нужно учесть множество факторов. Перечислим самые главные.
1
Функциональность. Важно выбрать продукт, который, с одной стороны, отвечает текущим потребностям бизнеса, а с другой, учитывает планы на развитие компании. Однако сделать это может быть непросто. Обычно система управления складом устаревает за 7-10 лет — проработать стратегию на такой срок может лишь небольшое число российских компаний.
Чтобы WMS была готова почти к любым изменениям в бизнес-процессах, компании часто приобретают максимально гибкую и функциональную систему. Этот шаг может быть ошибкой — вполне вероятно, склад так и не начнет использовать все возможности решения или это случится незадолго до того, когда его будет нужно менять на новое. Так, компании нередко переплачивают за ненужную функциональность и окупают вложения позднее, чем планировалось изначально.
Поэтому при ответе на вопрос, какую функциональность нужно заложить в WMS, стоит искать баланс. Для этого надо ответить на вопрос, какую долю занимают ли те возможности, которые необходимы для обеспечения процессов склада, от общего количества функций решения? достаточна ли она, чтобы выделять средства на покупку, внедрение и обслуживание решения?
Чтобы выбрать самый оптимальный продукт, лучше обратиться к профессиональным консультантам. Они погрузятся в бизнес-процессы компании и смогут предложат наиболее подходящие варианты.
1
Стоимость системы, ее внедрения и содержания. При выборе решения важно учитывать не только его цену и затраты на услуги интегратора, но и расходы после внедрения. К ним относятся развитие системы, ее поддержка и обслуживание. Это поможет правильно рассчитать ROI (срок возврата инвестиций). Размер суммы, которую нужно регулярно выделять на содержание системы, зависит от ее уровня и того, как сильно она дорабатывалась. Чем более богатой функциональностью обладает WMS, тем выше будут подобные траты.
1
Сроки внедрения. Интеграция и тестирование могут потребовать длительного времени, поэтому одним из критериев, на которые нужно ориентироваться при выборе продукта, является стек технологий. Кроме того, сроки внедрения зависят от количества доработок и того, сколько времени займет обучение персонала.
1
Репутация вендора. Перед тем как отдать предпочтение тому или иному вендору, стоит собрать отзывы о нем на рынке — это поможет понять, какие неочевидные проблемы могут возникнуть при внедрении и после запуска продукта, а также при взаимодействии с его поставщиком.
1
Возможность поставки решения с открытыми API. В случае если вендор уйдет с рынка или сменит деятельность открытые API позволяют совершать доработки собственными силами или с привлечением подрядчика.
1
Наличие и масштабы партнерской сети. Желательно выбирать тех вендоров, чья партнерская сеть достаточно развита. В этом случае вероятность, что система будет регулярно обновляться и дорабатываться в соответствии с вашими запросами, гораздо выше. Если же правами на внедрение и доработку обладает только вендор, у вас возникнет сильная зависимость от него. Вероятно, доработки будут занимать длительное время, а риски, что в случае прекращения сотрудничества с поставщиком решение станет невозможно развивать, поддерживать и обслуживать, значительно возрастут.
Этапы внедрения системы управления складом
- Прежде чем приступать к внедрению WMS нужно отладить текущие процессы на складе. Если в них регулярно случаются сбои, а сотрудники отступают от должностных инструкций, эти проблемы сохранятся и после запуска системы и будут препятствовать ее нормальной работе.
- Придайте высокую значимость проекту и мероприятиям, связанным с ним, — как официальным приказом, так и устными разъяснениями. Нужно сообщить персоналу о предстоящих изменениях и донести до сотрудников, как они облегчат выполнение именно их задач.
- Выделите рабочую группу, уточните полномочия и ответственность участников, проработайте мотивацию персонала, спланируйте текущую деятельность предприятия так, чтобы сотрудники, которых вы планируете привлечь для выполнения задач, связанных с внедрением, находили время на проект.
- Выберите подрядчика, которому готовы доверить интеграцию. Расскажите партнеру, как устроены текущие процессы на складе, какие ожидания у вашей компании от внедрения и сколько ресурсов вы готовы выделить на это. Так привлеченная команда сможет предложить самые оптимальные варианты интеграции WMS и ИТ-ландшафта компании и доработок.
- Разработайте вместе с подрядчиком проект внедрения. Определите, какое ПО должно функционировать в связке с WMS и какими будут механизмы интеграции. Если решение требует доработок, разделите их на две группы: доработки, которые нужно совершить до внедрения, и бэклог на развитие. Согласуйте график работ и разграничьте зоны ответственности.
- Проведите тестирование системы. Привлеките к нему не только ИТ-специалистов, но и конечных пользователей — кладовщиков и логистов. Это повысит лояльность персонала, а также позволит обнаружить и исправить недочеты в его работе как можно раньше.
- Запустите WMS. Важно, чтобы после сразу после внедрения система могла обеспечивать работу склада как минимум на том же уровне, на котором он функционировал ранее. Настройте интеграции и наладьте информационный обмен между WMS и связанным с нею программным обеспечением, адаптируйте функции к специфике работы склада.
- Разработайте стратегию развития WMS. Решите, какие функции наиболее критичны для бизнеса и нужно добавить или доработать в первую очередь, а какие второстепенны. Определите сроки доработок.
Сложности и ошибки в работе системы
Высокая стоимость обслуживания
Расширение функциональности современных СУС привело к тому, что их обслуживание стало слишком дорогим — за труд специалистов, которые способны поддерживать системы, нужно платить существенно больше, чем несколько лет назад. Из-за этого экономический эффект от внедрения снижается — сроки ROI сдвигаются.
Нерегулярное обслуживание
Компании должны соблюдать регламент обслуживания вне зависимости от того, как меняется команда и какие перестройки происходят в работе склада. В штате всегда должны быть люди, которые будут совершать действия, обозначенные в регламенте (проверка на наличие ошибок, чистка папок, проверка состояния баз данных), и контролировать их выполнение. Часто важность регулярного техобслуживания недооценивают — это приводит к поломке оборудования и расходам на их починку или замену.
Отсутствие документации
Все доработки нужно документировать. Не зная, как и почему система функционирует сейчас, невозможно корректно сформулировать задачу на доработку. Это приводит к дополнительным расходам при проектировании, разработке, тестировании и внедрении изменений. Это траты на на реверс-инжиниринг и на исправления в той функциональности, которая была разработана в системе, когда ее исследовали без документов.
Неправильный запрос на доработки
Нередко компании просят вендора или интегратора доработать СУС исходя из собственного видения того, что поможет оптимизировать какой-либо процесс. Например, бизнесы приходят с запросом перестроить порядок кнопок на ТСД. Часто такие точечные трансформации незначительно влияют на показатели склада и не дают желаемого эффекта.
Чтобы достичь поставленной цели, нужно формулировать запрос для вендора или интегратора исходя из потребности склада. Например, она может звучать так: «увеличить производительность труда на 10%» или «ускорить комплектацию заказов на 20%». Специалисты смогут на основе своего обширного опыта и экспертизы предложить наиболее эффективные варианты изменений в технологических цепочках и доработок.
Отсутствие business continuity planning
Большинство российских компаний не принимают меры, которые помогли бы не допустить остановку склада в случае отказа СУС, сбоев в интеграциях, отключения Wi-Fi. Перерыв в работе склада хотя бы на сутки может обойтись крупным бизнесам в десятки и даже сотни миллионов рублей, в то время как страхование рисков стоит несопоставимо меньше.
К шагам, которые могут обезопасить склад от остановки, относятся разработка и внедрение специальных режимов работы СУС в условиях различных аварий, а также проверка работы и актуализация таких режимов по мере развития системы. Подобные услуги обычно оказывает интегратор.
Иногда после внедрения СУС компании финансируют шаги, которые обезопасили бы склад от полной остановки в чрезвычайных ситуациях, но прекращают выделять на это средства впоследствии. Однако для предупреждения рисков не только в течение первого года после запуска WMS, но и в дальнейшем, бизнесы должны нести подобные расходы регулярно.
Сложность интеграции с другим программным обеспечением
Сегодня существует множество ИТ-решений для автоматизации логистических процессов предприятия: TMS, YMS, OMS, LMS и др. Внедрение любой из них влечет за собой необходимость настраивать новые каналы обмена данными и увеличивать вычислительные мощности. Это значит, что при расширении экосистемы логистических ИТ-решений в компании список требований к оборудованию должен вырасти, а требования к отказоустойчивости WMS подлежать пересмотру. Это дополнительные расходы, которые могут быть сопоставимы с тратами на приобретение и внедрение решения.
Кроме того, интеграция системы с другими может потребовать изменений в ее бизнес-логике. Иногда решение с открытыми API ИТ-специалисты компании могут настроить самостоятельно, в противном случае для этого надо привлекать интегратора.
Слишком длительное использование
У СУС, как и у всех ИТ-решений, есть жизненный цикл. Срок службы системы равен 7-10 годам. За это время бизнес претерпевает значительные изменения и СУС становится всё сложнее адаптироваться к ним. Чтобы она не отказала раньше этого срока, важно еще на старте ее использования составить план обеспечения жизненного цикла и следовать ему. Этот план может включать такие шаги, как обновление базового программного обеспечения, мероприятия по ревизии соответствия системы текущим требованиям бизнеса, мероприятия по проверке знаний сотрудников о возможностях СУС и изучению функциональности, которая появляется в новых версиях. Лучше поручить контроль за выполнением задач, которые прописаны в плане, ответственному сотруднику.
Заключение
Внедрение WMS может существенно улучшить производительность склада, увеличить качество операций и снизить расходы на содержание складского комплекса. Однако решение этих задач возможно только тогда, когда функциональность WMS отвечает потребностям бизнеса и своевременно дорабатывается, а стоимость содержания решения позволяет окупить его внедрение в выделенные на это сроки.
Чтобы подобрать продукт, который будет максимально соответствовать запросам компании, и не понести избыточные расходы при запуске, стоит обратиться к профессиональным консультантам. Они погрузятся в ИТ-ландшафт и технологические цепочки склада и выберут самые оптимальную для вашего бизнеса WMS, а также предложат варианты их интеграции с другими системами.
Оставьте почту и мы пришлем его в формате .pdf
Мы пришлем вам материал
Похожие статьи
28.02.2024
#статья
13.02.2024
#статья
20.12.2023
#статья
01.12.2023
#статья
04.09.2023
#статья
01.09.2023
#статья