Инвентаризация склада: деньги любят счет
КОРУС Консалтинг Manhattan

Лидеры в управлении цепочками поставок и управлении складом

Инвентаризация склада: деньги любят счет

Инвентаризация склада - неизбежность, настоящая головная боль для начальника склада. Однако, использование актуальной информации о состоянии остатков товаров на складе – действенный способ предусмотреть и сократить возможные денежные потери. Поговорим о способах проведения инвентаризации на складе.

Использование актуальной информации о состоянии остатков товаров на складе – действенный способ предусмотреть и сократить возможные денежные потери. Независимо от типа вашего склада - будь то региональный РЦ, высотный склад, склад с температурными зонами, открытая площадка или небольшие каморки с ящиками - рано или поздно поднимается вопрос недостачи, потери, излишка или другого несоответствия данных в учетной системе и фактического остатка на складе. Все это чревато серьезными последствиями, а в отдельных случаях и финансовыми потерями.

  • Вы заказываете больше товара, чем требуется

При формировании нового заказа на поставку товаров мы принимаем решение, исходя из остатков на складе. Зачастую это «призрачные», примерные данные, так как нет точной информации о том, какого конкретно товара, в каком количестве и какому магазину не хватает. При этом достаточно сложно делать прогнозы по продажам и планировать выручку в долгосрочном периоде, что в отдельных случаях лишает возможности планирования и развития бизнеса.

  • Вы попадаете на штрафы и пени

Излишки товаров, которые не отражены в учетной системе, создадут много вопросов у вашей бухгалтерии и проверяющих органов. Так называемые «красные остатки» обязательно дадут о себе знать при проверке. Это ошибки в учете, некорректные данные при закрытии периода, которые повлекут дополнительные штрафы и пени.

  • Вы не можете гарантировать 100% доставку покупателям

Вы не владеете актуальной информацией об остатках товара на складе, а значит не можете гарантировать наличие заказанного товара и оперативную поставку заказов покупателям. Если данные о товарах в учетной системе не совпадают с фактом, то менеджер может продать клиенту товар, которого физически нет в наличии. Либо наоборот - сотрудник компании может не удовлетворить запрос клиента, даже не догадываясь, что на складе этот товар имеется. Это приводит к задержке поставок, срыву заказов и, как следствие, недовольству со стороны клиентов. Плюс ко всему, вы упускаете прибыль – возможные продажи.

  • Вы провоцируете хищение товаров на складе

Если сотрудник компании знает, что учетная система не отображает реальных остатков на складе, то любую пропажу всегда можно списать на систему. Следовательно, отсутствие корректного учета негласно может стимулировать воровство в компании.

Существуют различные способы решения этих проблем: наведение порядка на складе, обеспечение надлежащих условий хранения товаров, настройка корректного учета сроков годности, разработка специальной мотивации для кладовщиков или проведение регулярной инвентаризации склада, сверки остатков.

Достаточно часто мы встречаемся с нежеланием клиентов проводить инвентаризацию и слышим возражения такого типа:

  • Инвентаризация на складе - это затратный процесс, который обойдется моей компании гораздо дороже, чем незначительные потери товара, что вполне естественно для торговли или производства.
  • Инвентаризация товаров на складе - это слишком длительный процесс: моя компания не может себе позволить простой в работе склада на такой срок.
  • Инвентаризация остатков на складе - это неэффективный процесс, во время которого никто не будет «стоять над душой» у кладовщиков. Как мне застраховать себя от искажения ими результатов?

Опасения со стороны собственников бизнеса можно понять, ведь неправильная организация инвентаризации склада может повлечь действительно большие издержки, потери времени и в какой-то степени искаженный не в пользу компании результат. Однако, если разобраться, то правильная организация инвентаризации товара на складе позволит:

  • исключить необоснованные издержки на инвентаризацию;
  • сократить время на проведение инвентаризации;
  • обеспечить достоверность данных по результатам инвентаризации.

Собственно, в этом и состоят главные бизнес-задачи складской инвентаризации, направленные на достижение глобальной цели – обеспечить компанию актуальной информацией о товарных остатках. Для реализации данных задач важно наладить до мелочей процесс инвентаризации, чтобы в случае необходимости автоматизировать отдельные операции или полностью весь процесс.

Существует несколько вариантов проведения инвентаризации на складе: заниматься подсчетом товаров «вручную» и затем сверять с данными учетной системы или автоматизировать процесс.

Инвентаризация склада «вручную»

Чтобы провести опись остатков на складе вручную, не используя для подсчета специальное оборудование, нужно в буквальном смысле закрывать склад, останавливать работу торговой точки и пересчитывать все содержимое. Затем проводить сверку с данными в учетной системе и исправлять расхождения. Важно, чтобы на время проведения инвентаризации склад не пополнялся товарами и с него ничего не отгружали.

Автоматизация инвентаризации склада

Автоматизация процесса инвентаризации склада - это первый шаг на пути к исключению влияния человеческого фактора и ускорению любых процессов в компании. Автоматизация инвентаризации подразумевает под собой, в первую очередь, пересчет остатков с помощью специального оборудования (терминала сбора данных - ТСД), а также быстрый обмен данными между учетной системой и терминалами.

Однако одного использования ТСД не достаточно, важно подойти к вопросу комплексно – только в таком случае процесс инвентаризации становится дешевле, быстрее, снижается риск возникновения ошибок персонала.

Автоматизация любого процесса - это трудоемкий процесс. Важно, чтобы и вложенные в инвентаризацию ресурсы окупились. Инвентаризация склада может осуществляться WMS-системой, обслуживающей работу склада. Но для этого система должна обладать возможностями для гибкой настройки, удобным и понятным интерфейсом, возможностью выполнять и согласовывать результаты пересчетов в режиме онлайн, без остановки операций с товаром в инвентаризуемой ячейке.

Использование различных типов пересчётов позволяет отказаться от полномасштабной инвентаризации всего склада с полной остановкой товародвижения. Или наоборот, проводить быстрый пересчет всех остатков при передаче смены.

За годы практики внедрения WMS Manhattan Associates мы сталкивались с самыми разными требованиями клиентов в части инвентаризации склада. Например, на одном производственном складе пищевой продукции требовался полный пересчет остатков в ячейках дважды в сутки при передаче смены. Пересчитывать и подтверждать остатки в ячейках целыми паллетами (верхние ярусы), выполнять пересчет по количеству в неполных или миксованных паллетах в зоне комплектации стало возможным благодаря настройкам WMS. В результате полный пересчет склада с пятиярусным хранением выполняется в пределах 30-40 минут.

Многие компании хотят иметь возможность выполнять пересчет содержимого ячейки по событию, чтобы моментально выявлять и устранять возможные расхождения между системным и физическим остатком товара на складе. Это могут предложить не все WMS-системы.

Например, Manhattan SCALE поддерживает следующие типы событийного пересчета:

  • смена пользователем назначенного системой адреса размещения;
  • недобор необходимого количества товара из ячейки при сборе заказов или перемещении товара;
  • падение уровня товарного остатка в ячейке ниже заданного минимума (в процентах от максимального);
  • при обнулении остатка в ячейке.

Гибкая настройка плановых пересчетов позволяет ответственному сотруднику склада создавать задания на пересчет ячеек по комбинации критериев для топологии (зона, ряд, секция, ярус) и товарного запаса (партия, срок годности, статус запаса, категория, атрибуты запаса и др.). До согласования результатов пересчета в ячейке, где было установлено расхождение между системными данными и введенным пользователем количеством, данное количество блокируется для операций резервирования и перемещения. Согласование выполняет уполномоченный сотрудник, путем финального пересчета содержимого ячейки.

Все операции, безусловно, логируются в WMS. На основании этих данных можно всегда узнать, кто и когда работал с товаром (ячейкой), кто выполнял пересчет и согласовывал результаты.

Таким образом, автоматизация склада на базе WMS Manhattan SCALE предоставит владельцам мощный и гибкий инструмент для инвентаризации склада, настройки и выполнения пересчета товара на складе в режиме реального времени. Что в итоге позволит существенно сократить издержки в долгосрочной перспективе и сделать товарный учет более прозрачным и менее зависимым от человеческого фактора.

Ирина Громова, менеджер по работе с ключевыми клиентами Manhattan Associates

Источник: www.logistics.ru

Manhattan SCALE™: Supply Chain Architected for Logistics Execution – современная, функциональная WMS система на платформе .Net.

Manhattan SCOPE ®: Supply Chain Optimization…Planning Through Execution – комплексная WMS система с поддержкой модуля управления цепочками поставок.

Все публикации